Huishoudelijk reglement van de bewonersvereniging EsCaFi

Gevestigd in de gemeente Utrecht

A Van de leden

Artikel 1 Lid worden

Lid 1

Personen die lid van de vereniging wensen te worden leveren het formulier, bedoeld in artikel 4 lid 1 van de statuten, in bij de secretaris.

Lid 2

De secretaris zendt aan de nieuwe leden binnen een maand na ontvangst van dit formulier een bewijs van lidmaatschap, bedoeld in artikel 4 lid 4 van de statuten, ondertekend door ťťn der bestuursleden. Ook zendt hij aan nieuwe leden een exemplaar van de statuten en van het huishoudelijk reglement.

Lid 3

Het lidmaatschap vangt aan na betaling van het inschrijfgeldinschrijfgeld en de jaarlijkse contributie.

Artikel 2 BeŽindiging lidmaatschap

Lid 1

Het lidmaatschap eindigt in de gevallen genoemd in artikel 5 van de statuten op de datum van het intreden van deze omstandigheid, tenzij de statuten anders bepalen.

Lid 2

De schriftelijke opzegging dient te worden gezonden aan de secretaris.

Lid 3

Bij verhoging van de contributie heeft een lid het recht om zijn lidmaatschap van de vereniging op te zeggen zonder dat de termijn genoemd in artikel 5 lid 3, van de statuten, van toepassing is.

Artikel 3 Contributiebetaling

Lid 1

De leden die, na daartoe te zijn gesommeerd, niet binnen 4 weken aan hun contributieverplichtingen voldoen, worden door het bestuur uit het lidmaatschap ontzet.

Lid 2

Het bestuur geeft het betrokken lid schriftelijk bericht van het besluit tot vervallenverklaring.

B Van het bestuur

Artikel 4 Voorzitterschap

Lid 1

De voorzitter zit de algemene ledenvergadering alsmede de bestuursvergadering voor.

Lid 2

De voorzitter ziet toe dat de besluiten van het bestuur en de algemene ledenvergadering tijdig worden uitgevoerd.

Lid 3

In geval van ontstentenis wordt de voorzitter vervangen door de tweede voorzitter.

Artikel 5 Secretariaat

Lid 1

De secretaris is belast:

a. met de zorg voor de algemene correspondentie van de vereniging, alsmede met de samenstelling van notulen, rapporten en verslagen;

  1. met de zorg voor documentatie.

  2. met het bijhouden van het ledenbestand.

Lid 2

Van de genoemde documenten wordt een afschrift op papier bewaard.

Lid 3

De leden hebben recht op inzage van de in Lid 1 onder a en b genoemde documenten.

Artikel 6 Penningmeester

Lid 1

De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging, overeenkomstig de besluiten van de algemene ledenvergadering en het bestuur. De penningmeester is verantwoording schuldig voor zijn beheer aan het bestuur en de algemene ledenvergadering.

Lid 2

De penningmeester beheert de verkregen gelden op zodanige wijze dat er te allen tijde een goede inzicht is in de bezittingen en verplichtingen van de vereniging.
De penningmeester doet op elke bestuursvergadering en algemene ledenvergadering desgevraagd verslag van de financiŽle situatie van de vereniging.

De penningmeester stelt na afloop van het verenigingsjaar de jaarrekening vast en stelt de begroting op voor het nieuwe verenigingsjaar.

Lid 3

De penningmeester ontvangt, namens de vereniging, gelden van leden en derden.
Zonodig wijst de penningmeester leden en eventuele overige debiteuren op een betalingsachterstand en bij voortdurende betalingsachterstand wordt het bestuur ingelicht.
Lid 4

De penningmeester doet, namens de vereniging, uitgaven binnen de hem toekomende betalingsbevoegdheid. Deze betalingsbevoegdheid wordt door het bestuur vastgesteld en valt, met inachtneming van artikel 13 lid 5 van de statuten, binnen een door de algemene ledenvergadering goedgekeurde begroting.

Lid 5
De penningmeester controleert de uitgaven, die door derden ten behoeve van de vereniging gedaan zijn en stelt die derden daarvoor schadeloos, mits de uitgaven door het bestuur zijn goedgekeurd. Indien de uitgaven binnen de betalingsbevoegdheid van de penningmeester vallen, kan deze de toestemming namens het bestuur geven.
Lid 6
De penningmeester kan derden een voorschot uitkeren ten behoeve van uitgaven, die door het bestuur vooraf goedgekeurd zijn. Een voorschot mag het door het bestuur goedgekeurde bedrag niet overschrijden en dient binnen een termijn van een maand met de penningmeester, tegen overlegging van betalingsbewijzen, te worden verrekend.

Artikel 7 Rooster van aftreden

Lid 1

Om te voorkomen dat alle bestuursleden om de drie jaar gelijktijdig zouden aftreden, geldt het volgende rooster van aftreden:

Bestuurslid

Jaar van aftreden

1.

2001, 2004, 2007, enz

2.

2002, 2005, 2008, enz

3.

2003, 2006, 2009, enz

4.

2001, 2004, 2007, enz

5.

2002, 2005, 2008, enz

6.

2003, 2006, 2009, enz

7.

2001, 2004, 2007, enz

Bestuursleden bezetten de open of opengevallen posities 1 t/m 7 in volgorde van benoeming, onafhankelijk van de functie van het bestuurslid. Indien een bestuurlid van functie wisselt heeft dat geen effect op het jaar van aftreden. In het verslag van de ledenvergadering waarin de benoeming plaats vindt zal het plaatscijfer worden vermeld.

Het voorlopig bestuur, dat op de oprichtingsvergadering is benoemd, treedt in zijn geheel af op de eerst volgende algemene ledenvergadering, uiterlijk te houden in maart 2001.

Lid 2

Eťn en ander geschiedt met inachtneming van het gestelde in artikel 7 der statuten.

Artikel 8 Overdracht van informatie

Het bestuur draagt er zorg voor dat alle informatie die zij verkrijgt van de instanties genoemd in artikel 13 lid 7 der statuten, zo spoedig mogelijk aan de leden ter kennis wordt gebracht.

Waar mogelijk vindt deze informatieoverdracht plaats d.m.v. e-mail.

C Van stemmingen bij volstrekte meerderheid

Artikel 9 Procedures

Ten aanzien van alle stemmingen die met volstrekte meerderheid kunnen worden gehouden, gelden de regelen gesteld in dit artikel.

Lid 1

De stemmingen zijn eerst dan bindend als ten minste 1/3 van de stemgerechtigden aanwezig zijn, in persoon of d.m.v. een schriftelijk gegeven volmacht.

Lid 2

Indien op een vergadering te weinig leden aanwezig zijn om een meerderheid als genoemd in

lid 1 te verkrijgen, dan worden de besluiten schriftelijk (of via e-mail) voorgelegd aan de leden. Om de op de vergadering genomen besluiten bindend te maken moet dan de in lid 1 genoemde meerderheid zich (schriftelijk/e-mail) akkoord verklaren.

Lid 3

Over alle zaken wordt door stemkaart opsteken gestemd; bij het doen van een benoeming, voordracht of aanbeveling van personen met gebruikmaking van gesloten en ongetekende briefjes.

Lid 4

Indien over een voorstel geen stemming wordt gevraagd, wordt het geacht te zijn aangenomen,

Lid 5

Voor het tot stand komen van een besluit bij stemming wordt de volstrekte meerderheid vereist van de geldig uitgebrachte stemmen, dan wel die meerderheid genoemd in de statuten.

 

Lid 6

Indien bij stemming over het benoemen. voordragen of aanbevelen van personen briefjes op ongeldige wijze ingevuld of blanco worden ingeleverd, blijven deze bij berekening van het aantal uitgebrachte stemmen buiten beschouwing.

Lid 7

Bij schriftelijke stemming zijn ongeldig:

= onduidelijk ingevulde biljetten;

= biljetten waarop meer personen zijn aangegeven dan waarop in het betreffende geval kan worden gestemd;

= in geval van herstemming, biljetten waarop personen zijn aangegeven die niet voor keuze of benoeming in aanmerking komen;

Lid 8

Bij schriftelijke stemmingen in de vergaderingen wordt uit de aanwezige leden een commissie van stemopneming benoemd.

De algemene ledenvergadering kan deze benoeming aan de voorzitter overlaten.

 

D Van de geldmiddelen

Artikel 10 Inschrijfgeld

Als inschrijfgeld wordt geheven een bedrag van fl 75. Het inschrijfgeld hoeft slechts ťťnmaal per woning voldaan te worden.

Artikel 11 Vaststelling contributie

Jaarlijks zal door de algemene ledenvergadering een contributie worden vastgesteld op voorstel van het bestuur. De voorgestelde contributie zal bij de uitnodiging voor de algemene ledenvergadering worden meegedeeld.

De eerste vaststelling vindt plaats in de eerste helft van 2001.

Artikel 12 Betaling contributie

Lid 1

De contributie is per kalenderjaar verschuldigd bij vooruitbetaling

Lid 2

Degenen die in de loop van een kalenderjaar lid worden, zijn een evenredig gedeelte van de jaarcontributie verschuldigd.

Lid 3

Het bestuur geeft voorschriften ten aanzien van de inning der contributie en de wijze waarop deze aan het bestuur moet worden afgedragen.

Artikel 13 FinanciŽle zaken

Lid 1

Het bestuur beslist over:

= de aanwijzing van ťťn of meer instellingen of banken waarbij de kasgelden van de vereniging, voor zover deze de fl 100 te boven gaan, worden geplaatst;

= de grootte van de bedragen die door de penningmeester bij genoemde instellingen of banken kunnen worden opgenomen,

Lid 2

De contributie dient voor de financiering van de verenigingszaken die de vereniging zelf en/of alle leden ten goede komen.

Lid 3

Voor activiteiten, bijvoorbeeld zoals genoemd in artikel 2 lid 2 van de stattuten, kan van de deelnemende leden een extra bijdrage gevraagd worden om de kosten van die activiteit te dekken.

Lid 4

Het bestuur neemt initiatieven om bijdragen, subsidies e.d. van overheid, bedrijven en instellingen te verkrijgen ten bate van actviteiten van de vereniging.

Artikel 14 Controle op financiŽle zaken

De controle op het financieel beheer en op de boekhouding van de vereniging wordt opgedragen aan een controlecommissie conform artikel 10 lid 4 der statuten,

Artikel 15 Controlecommissie

Lid 1

De in artikel 14 genoemde commissie wordt uit en door de algemene ledenvergadering gekozen.

Lid 2

De commissie heeft tot taak:

a het controleren van de boekhouding van de vereniging;

b het controleren van de contributie-afrekeningen;

c controle op het door het bestuur uit te brengen jaarverslag;

d het uitbrengen van een schriftelijk verslag tijdens de eerste vergadering na beŽindiging van de onder a, b en c van dit lid genoemde taken.

Artikel 16 Verschaffen van informatie aan de controlecommissie

De penningmeester is verplicht:

= de commissie inzage te geven in alle boeken en bescheiden welke op de boekhouding en het financieel beheer van de vereniging betrekking hebben;

= de commissie alle inlichtingen te verschaffen, welke voor de uitoefening van de controle nodig zijn.

Artikel 17 Het ledenbestand

Lid 1.

Het ledenbestand - het register zoals vereist in artikel 4 lid 4 van de statuten - wordt bijgehouden door de secretaris.

Lid 2.

Het ledenbestand bevat van elk lid de volgende gegevens:

Lid 3. Indien het ledenbestand elektronisch wordt beheerd, houdt de secretaris altijd een actueel afschrift bij op papier.

Lid 4. De penningmeester bewaart een kopie van het ledenbestand ten behoeve van de contributie inning en als waarborg voor het teloor gaan van het bestand van de secretaris. Indien wijzigingen optreden in het ledenbestand, doet de secretaris daarvan zo spoedig mogelijk mededeling aan de penningmeester.

Lid 5. Naast het ledenbestand houdt de secretaris ook een lijst met belangstellenden bij.

Lid 6. Indien het ledenbestand elektronisch wordt beheerd wordt bij overdracht van het secretariaat als komma-gescheiden tekstbestand overgedragen aan de volgende secretaris, tenzij scheidende en komende secretaris een ander formaat overeenkomen.

Lid 7. Secretaris en penningmeester eerbiedigen de privacy van de leden overeenkomstig het bepaalde in artikel 4 lid 4 van de statuten..

Artikel 18 De financiŽle administratie

Lid 1.

De financiŽle administratie wordt beheerd door de penningmeester. De administratie dient te voldoen aan de eisen die daaraan door de wet, de statuten en het huishoudelijk reglement worden gesteld.
Lid 2.

De administratie omvat tenminste een grootboek waarin alle inkomsten en uitgaven van de vereniging worden bijgehouden met vermelding van bedrag, datum, naam en adres van de debiteur c.q. crediteur en eventueel nota nummer. Tevens wordt een apart contributieboek bijgehouden waarin de van de leden ontvangen contributies worden geregistreerd en een kasboek waarin de contante inkomsten en uitgaven worden geboekt. Van de bank en / of girorekeningen dienen de afschriften en hun eventuele bijlagen als bank en / of giroboek.

Van alle betalingen worden de betalingsbewijzen bewaard.

Lid 3.

Voorzover de administratie op elektronische wijze wordt beheerd, wordt daarvan een actueel afschrift op papier bijgehouden. Indien de administratie elektronisch wordt beheerd wordt deze bij overdracht van het penningmeesterschap als komma-gescheiden tekstbestand overgedragen aan de volgende penningmeester, tenzij scheidende en komende penningmeester een ander formaat overeenkomen.

Lid 4.

Jaarlijks wordt na afloop van het verenigingsjaar de jaarrekening opgesteld. De jaarrekening omvat de balans, de staat van baten en lasten en een toelichting daarop.

Lid 5.

Jaarlijks wordt een begroting voor het komende verenigingsjaar opgesteld. De begroting wordt ter goedkeuring aan de algemene ledenvergadering voorgelegd.
Lid 6.

De administratie wordt tenminste zeven jaren na afloop van het betreffende verenigingsjaar bewaard en wordt niet vernietigd dan met toestemming van het bestuur.

De jaarrekeningen worden onbeperkt bewaard.

E Slotbepaling

Artikel 19 Datum van ingang

Het huishoudelijk reglement treedt in werking op 16 november 2000.